Saldos en inventario INVIMA nueva Oficina Virtual qué hacer: dos rutas antes del 10 de julio
El 10 de julio de 2026 entra en vigencia la nueva Oficina Virtual del INVIMA y con ella una regla patrimonial: cada pago queda asociado al radicado que lo consume. Para todo titular, importador, fabricante o acondicionador de dispositivos médicos con dinero disponible ante la entidad, esto abre una pregunta con fecha límite: saldos en inventario INVIMA nueva Oficina Virtual qué hacer. La pregunta 41 del FAQ oficial responde con dos rutas, ambas con el valor íntegro preservado. Aquí están, con las variables que definen la decisión.
El 10 de julio de 2026 cambia la relación entre el dinero y el trámite
El 10 de julio de 2026 la nueva Oficina Virtual del INVIMA entra en operación. Buena parte de la conversación del sector se ha concentrado en el cargue documental, en el límite de 20 MB por campo y en la vigencia de 24 horas del enlace de pago. Existe además una regla que opera sobre un terreno distinto: el patrimonio de la empresa.
La pregunta 14 del FAQ oficial del INVIMA lo formula con una economía de palabras que conviene leer despacio: cada pago queda asociado a un radicado y, por tanto, a un solo trámite. La Guía Orientadora de nuevas funcionalidades consigna el mismo principio en su página 10. La Circular 1000-004-2026 lo había anticipado.
Bajo la lógica del sistema actual, el pago antecede al trámite y sobrevive a él como crédito disponible. Un titular podía pagar hoy y decidir mañana el destino de ese dinero. Bajo la lógica que entra en vigencia, el pago nace ya adherido al radicado que lo consume.
De esa transformación surge una categoría de dinero que exige decisión: el saldo en inventario.
Saldos en inventario INVIMA nueva Oficina Virtual qué hacer: la regla de la pregunta 41
La Guía Orientadora del INVIMA define el concepto en su página 3 con precisión operativa: dinero en inventario ante la entidad equivale, en palabras de la entidad, a un «saldo sin aplicar a ningún trámite». Es dinero que la empresa entregó al INVIMA y que permanece disponible, esperando destino.
La respuesta a la pregunta que hoy ocupa al sector —saldos en inventario INVIMA nueva Oficina Virtual qué hacer— está en la pregunta 41 del FAQ oficial, que establece la regla que gobierna ese dinero. En su texto literal: «si existen pagos o saldos sin aplicar a un trámite antes de la entrada en vigencia de la nueva funcionalidad, el usuario debe aplicarlos oportunamente por la Oficina Virtual actual o solicitar la devolución del dinero, conforme al procedimiento oficial».
La Guía Orientadora refuerza la regla en su página 8 y añade una recomendación de calendario que merece atención: conviene iniciar el proceso de devolución con anticipación cuando el titular proyecta que el saldo permanecerá disponible al cierre de la ventana.
Aquí conviene precisar el alcance exacto de la regla, porque su lectura apresurada genera alarma innecesaria. La misma Guía Orientadora consigna en su página 10 que las solicitudes con ID anteriores conservan su curso en el esquema actual y prosiguen con plena autonomía. Un trámite radicado con su pago aplicado sigue su ruta. La regla del saldo en inventario recae, con precisión quirúrgica, sobre el dinero que permanece disponible a la espera de destino.
Un ejemplo aclara la frontera. Una empresa importadora pagó en abril la tarifa de una renovación. El trámite se radicó y avanza: ese pago está aplicado y el expediente conserva su curso. La misma empresa pagó en mayo la tarifa de una modificación que, tras un cambio de estrategia comercial, decidió aplazar. Ese segundo pago permanece disponible. Ese segundo pago es un saldo en inventario.
Las dos rutas que habilita el INVIMA
La respuesta de la pregunta 41 contiene dos verbos: aplicar o solicitar. Cada verbo abre una ruta con exigencias propias. Ambas rutas conservan el valor íntegro del saldo. Ambas comparten el mismo calendario.
Ruta 1: aplicar el saldo a un trámite en la Oficina Virtual actual
La primera ruta consiste en dar destino al dinero dentro del esquema vigente, radicando un trámite que consuma el saldo disponible.
Esta ruta activa una exigencia técnica que la pregunta 13 del FAQ oficial formula como deber del usuario: antes de confirmar el pago, verificar que el valor corresponda exactamente a la tarifa del trámite seleccionado. Esa correspondencia tiene dos variables. La primera es el tipo de trámite. La segunda es la clase de riesgo del dispositivo médico, conforme a la clasificación del Decreto 4725 de 2005 en Clases I, IIa, IIb y III. El Manual Tarifario INVIMA 2026, adoptado por la Resolución 2025067543, cruza ambas variables en cada valor.
Un saldo generado por una tarifa de Clase I guarda una relación aritmética distinta frente a un trámite receptor de Clase III. La aplicación de un saldo es, por tanto, un ejercicio de correspondencia entre un monto disponible y una tarifa exacta.
La exigencia adquiere peso cuando el trámite receptor es una renovación. La pregunta 38 del FAQ oficial establece que, cuando una renovación resulta rechazada, la nueva solicitud parte de una fecha de radicación distinta. Un saldo aplicado a una renovación con tarifa imprecisa compromete simultáneamente el dinero y la fecha. Para un portafolio con registros sanitarios próximos a vencimiento, esa doble exposición tiene efecto directo sobre la continuidad comercial.
El criterio que determina cuál saldo se aplica a cuál trámite, en qué orden y bajo qué proyección de vencimientos, es exactamente el análisis que DD9 desarrolla con sus clientes en el acompañamiento regulatorio especializado.
Ruta 2: solicitar la devolución del dinero
La segunda ruta encauza el saldo por el procedimiento oficial de devolución. Su régimen sustantivo corresponde a la Resolución 2023054968 del 21 de noviembre de 2023, según remite la pregunta 42 del FAQ oficial. Los términos de atención se rigen por las reglas generales de la Ley 1755 de 2015 sobre derecho de petición, con quince días hábiles como término ordinario de respuesta, conforme consigna la pregunta 39.
Las preguntas 34 y 40 del FAQ oficial detallan el procedimiento en cuatro pasos. El primero consiste en diligenciar el formato oficial de devolución, disponible en el portal del INVIMA bajo la ruta de Canales de Atención, Oficina Virtual, Atención al ciudadano, Guía para adelantar trámites, Consulta tarifas y Solicitud de devolución de dinero. El segundo consiste en adjuntar el comprobante de pago. El tercero consiste en anexar los documentos de soporte: certificación bancaria, documento de identidad, RUT o certificado de existencia y representación, y el poder cuando el caso lo demande. El cuarto consiste en radicar la solicitud en original, sea presencialmente o por correo certificado en la Carrera 10 N.° 64–28 de Bogotá D.C., sea virtualmente por la Oficina Virtual mediante el servicio de Correspondencia en su opción de Devolución de dinero, canal este último reservado a solicitudes que porten firma digital.
Quien busque el desarrollo completo de este procedimiento encontrará el detalle en nuestro artículo sobre cómo solicitar devolución de pago ante el INVIMA en la nueva Oficina Virtual.
La ruta de devolución tiene una propiedad de calendario que conviene proyectar. El término de quince días hábiles corre desde la radicación de la solicitud completa. La recomendación de la Guía Orientadora de anticipar el inicio del proceso adquiere aquí su sentido práctico.
La dimensión del ejercicio en un portafolio de dispositivos médicos
Para una empresa con dos o tres referencias, la decisión sobre un saldo suelto admite resolución en una tarde.
Para un importador con cuarenta referencias distribuidas en cuatro clases de riesgo, el ejercicio tiene otra escala. Los saldos se acumulan con orígenes heterogéneos: un trámite que cambió de ruta, una tarifa ajustada tras una reclasificación, un pago anticipado para una renovación que aguarda resolver una modificación pendiente, un desistimiento que liberó el monto.
Cada saldo tiene un origen, un monto y una fecha. Cada trámite receptor potencial tiene una tarifa, una clase de riesgo y un calendario propio. Los registros sanitarios del portafolio tienen vencimientos escalonados. La ventana culmina el 10 de julio de 2026 y el término de la Ley 1755 de 2015 corre desde la radicación de cada solicitud.
La decisión óptima sobre un saldo individual admite lectura directa. La decisión óptima sobre el conjunto de saldos de un portafolio completo es un ejercicio de conciliación con múltiples variables cruzadas.
El método que reconstruye el mapa completo de pagos, aplicaciones y disponibilidades de una empresa con decenas de referencias, y que determina saldo por saldo cuál ruta produce el mejor resultado para el portafolio, constituye el núcleo del acompañamiento que DD9 entrega a sus clientes.
Conclusión: el valor se conserva, el calendario decide
La pregunta central que este artículo documenta admite una respuesta de una línea. Saldos en inventario INVIMA nueva Oficina Virtual qué hacer: aplicarlos a un trámite en la Oficina Virtual actual o encauzarlos por el procedimiento oficial de devolución, siempre dentro de la ventana que culmina el 10 de julio de 2026.
Ambas rutas preservan el valor íntegro del saldo. La Resolución 2023054968 gobierna la devolución. El Manual Tarifario 2026 gobierna la correspondencia entre el monto y la tarifa. La Ley 1755 de 2015 gobierna los términos de respuesta.
Las variables que deciden el resultado son dos. La primera es el calendario: la ventana tiene fecha cierta y los términos administrativos tienen duración. La segunda es la correspondencia técnica entre el monto disponible y su destino, que depende del tipo de trámite y de la clase de riesgo del dispositivo médico.
El titular, el importador, el fabricante y el acondicionador de dispositivos médicos que revise hoy sus saldos disponibles conserva el margen de maniobra completo. Esa revisión es, en este momento del calendario regulatorio colombiano, la tarea con mayor rendimiento patrimonial que un área regulatoria puede emprender.
En DD9 llevamos 10 años gestionando trámites de dispositivos médicos ante el INVIMA con cero negaciones de fondo y comercialización ininterrumpida en todos los portafolios que acompañamos. Si necesita orientación para la conciliación de sus saldos en inventario antes del 10 de julio, escríbanos por WhatsApp, envíenos un correo a regulatoriodm@dd9regulatorio.com o visítenos en www.dd9regulatorio.com
Preguntas frecuentes
¿Qué es un saldo en inventario ante el INVIMA?
Un saldo en inventario es dinero que la empresa pagó al INVIMA y que permanece disponible a la espera de destino, conservado al margen de todo trámite radicado. La Guía Orientadora de nuevas funcionalidades de la Oficina Virtual lo define en su página 3 como dinero en inventario ante la entidad, equivalente a un «saldo sin aplicar a ningún trámite». Los saldos surgen por causas ordinarias de la operación regulatoria: un trámite que cambió de ruta, una tarifa ajustada tras una reclasificación, un pago anticipado para una renovación que aguarda resolver una modificación pendiente, o un desistimiento que liberó el monto. Para el titular, importador, fabricante o acondicionador de dispositivos médicos, ese saldo figura en libros como un activo ante la entidad y conserva su valor íntegro.
¿Mis saldos en inventario del INVIMA migran automáticamente a la nueva plataforma?
Los saldos en inventario permanecen bajo la lógica del sistema actual y exigen decisión antes del 10 de julio de 2026: aplicarlos a un trámite en la Oficina Virtual actual o solicitar su devolución. Así lo consigna la Guía Orientadora del INVIMA en su página 8. La razón es técnica: la nueva Oficina Virtual vincula cada pago directamente al radicado que lo consume, principio que la pregunta 14 del FAQ oficial formula al establecer que cada pago queda asociado a un radicado y, por tanto, a un solo trámite. Bajo el esquema actual el pago antecedía al trámite y sobrevivía como crédito disponible; bajo el nuevo, el pago nace ya adherido al radicado. La pregunta 41 del FAQ oficial establece la consecuencia y el procedimiento oficial a seguir.
¿Hasta cuándo puedo aplicar un saldo disponible a un trámite de dispositivo médico?
La ventana para aplicar un saldo disponible en la Oficina Virtual actual culmina el 10 de julio de 2026, fecha en que entra en vigencia la nueva Oficina Virtual del INVIMA. La pregunta 41 del FAQ oficial establece que el usuario debe aplicar los saldos oportunamente por la Oficina Virtual actual o solicitar la devolución del dinero conforme al procedimiento oficial. La Guía Orientadora añade una recomendación de calendario que conviene atender: iniciar el proceso de devolución con anticipación cuando el titular proyecta que el saldo permanecerá disponible al cierre de la ventana. Esa anticipación tiene fundamento en los términos de la Ley 1755 de 2015, que otorga quince días hábiles como plazo ordinario de respuesta contados desde la radicación de la solicitud completa.
¿Un trámite ya radicado con su pago aplicado requiere alguna gestión adicional?
Los trámites radicados con su pago aplicado conservan su curso en el esquema actual y prosiguen con plena autonomía. La Guía Orientadora del INVIMA lo consigna en su página 10 al establecer que las solicitudes con ID anteriores mantienen su trámite con plena autonomía procesal. Esta precisión delimita el alcance exacto de la regla del saldo en inventario, que recae únicamente sobre el dinero que permanece disponible a la espera de destino. Un ejemplo aclara la frontera: una empresa importadora que pagó en abril la tarifa de una renovación ya radicada tiene ese pago aplicado y el expediente avanza con normalidad. Si la misma empresa pagó en mayo una modificación que decidió aplazar, ese segundo pago constituye un saldo en inventario y exige decisión.
¿Cómo influye la clase de riesgo del dispositivo médico al aplicar un saldo a un trámite?
La clase de riesgo determina la tarifa del trámite receptor, y el saldo aplicado debe corresponder exactamente a esa tarifa: un saldo generado por una tarifa de Clase I guarda una relación aritmética distinta frente a un trámite de Clase III. La pregunta 13 del FAQ oficial establece como deber del usuario verificar, antes de confirmar el pago, que el valor corresponda exactamente a la tarifa del trámite seleccionado. El Manual Tarifario INVIMA 2026, adoptado por la Resolución 2025067543, cruza dos variables en cada valor: el tipo de trámite y la clase de riesgo del dispositivo médico según la clasificación del Decreto 4725 de 2005 en Clases I, IIa, IIb y III. El criterio de asignación de cada saldo a cada trámite es el análisis que DD9 desarrolla con sus clientes.
¿Qué diferencia hay entre un saldo en inventario y una devolución de pago por rechazo?
Un saldo en inventario existe con anterioridad a cualquier evento y admite dos rutas: aplicarlo a un trámite en la Oficina Virtual actual o solicitar su devolución. Una devolución por rechazo es consecuencia de un evento concreto y admite una sola ruta. La pregunta 35 del FAQ oficial establece que, cuando un trámite resulta rechazado, ese pago queda vinculado al radicado generado y el usuario solicita la devolución del dinero para radicar nuevamente con un pago nuevo. La distinción tiene efecto práctico sobre el margen de decisión. Quien conserva un saldo disponible antes del 10 de julio de 2026 elige entre dos destinos; quien enfrenta un rechazo transita el procedimiento de devolución de la Resolución 2023054968 del 21 de noviembre de 2023.
¿Cómo se gestionan los saldos en inventario en un portafolio con muchas referencias?
La gestión de saldos en un portafolio amplio exige reconstruir el origen, el monto y la fecha de cada saldo, y cruzarlos con la tarifa, la clase de riesgo y el vencimiento de cada trámite receptor potencial. Un importador con cuarenta referencias distribuidas en cuatro clases de riesgo acumula saldos con orígenes heterogéneos. Cada trámite receptor potencial tiene una tarifa conforme al Manual Tarifario 2026, una clase de riesgo según el Decreto 4725 de 2005 y un calendario propio. Los registros sanitarios del portafolio presentan vencimientos escalonados, y la pregunta 38 del FAQ oficial establece que una renovación rechazada obliga a partir de una fecha de radicación distinta. La decisión sobre un saldo individual admite lectura directa; la decisión sobre el conjunto es un ejercicio de conciliación con variables cruzadas. Ese método constituye el núcleo del acompañamiento que DD9 entrega a sus clientes.
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