DD9
Radicación asistida INVIMA 2026
Blindamos la radicación antes de que usted pague. Preparamos el expediente, ordenamos los documentos por campo, verificamos formato y peso, guiamos la carga en vivo y dejamos evidencia trazable del proceso bajo la nueva Oficina Virtual del INVIMA.
Nuevo servicio desde el 2 de junio para titulares, fabricantes, importadores, distribuidores y actores regulados que deben radicar trámites de dispositivos médicos e IVD bajo el nuevo flujo de la Oficina Virtual del INVIMA.
Radicación asistida para la nueva Oficina Virtual del INVIMA
La radicación asistida DD9 acompaña la preparación, validación, carga y cierre probatorio del trámite antes de que el pago quede comprometido dentro del nuevo sistema. El servicio se concentra en disminuir errores documentales, operativos y económicos durante la presentación del expediente ante INVIMA.
El objetivo no es reemplazar al actor regulado dentro de su usuario institucional. El objetivo es estructurar una sesión controlada donde DD9 prepara y dirige el proceso, mientras el cliente conserva el acceso formal, la ejecución del pago y la titularidad de la actuación.
La nueva Oficina Virtual cambia el centro de riesgo
El cambio operativo traslada la responsabilidad al actor regulado desde el momento de la carga y el pago. El problema ya no es únicamente jurídico: ahora es documental, económico, logístico, tecnológico y probatorio.
Pago comprometido
Si el trámite se devuelve después del radicado automático, el pago queda vinculado al trámite y exige gestión administrativa posterior para devolución.
Cliente cargando sin control
El cliente conserva usuario y cuenta bancaria, pero puede omitir documentos, cargar archivos equivocados o avanzar sin validar el expediente completo.
Asesor sin acceso operativo
La ejecución ocurre dentro de la cuenta del actor regulado; el acompañamiento debe diseñarse para guiar sin asumir claves, usuario ni pagos del cliente.
Cuello de botella interno
La radicación concentra decisiones documentales, operativas y económicas en una sola sesión; sin preparación previa, cada error detiene el avance.
Documentos pesados
La plataforma exige archivos correctos por campo, formato y peso. Un documento mal preparado convierte una carga simple en una contingencia operativa.
Responsabilidad difusa
Cuando el proceso queda sin evidencia trazable, el cliente no distingue si el error fue suyo, del asesor, del pagador, del documento o de la plataforma.
Lectura DD9
La solución es diseñar un servicio de acompañamiento operacional donde DD9 controla la preparación, el cliente conserva la ejecución formal y ambas partes dejan evidencia verificable del proceso.
Un flujo de radicación asistida sin custodia de claves ni dinero
El servicio separa tres responsabilidades: DD9 prepara y controla el expediente; el cliente conserva usuario y pago; la sesión asistida reduce el error humano en la carga documental.
Recepción
El cliente entrega documentos en carpeta compartida. DD9 registra la versión recibida, fecha, fuente y estado inicial.
Auditoría
DD9 revisa completitud, vigencias, firmas, coherencia del Formulario Único, formato y riesgo de devolución.
Campos
Los archivos se nombran y organizan según el campo esperado de la plataforma: documento correcto, formato correcto y peso aceptable.
Simulación
Se realiza una revisión campo por campo con el cliente antes de ingresar a la Oficina Virtual para detectar errores antes del punto económico crítico.
Carga
El cliente entra con su usuario, comparte pantalla y carga cada archivo bajo guía DD9. DD9 no solicita claves ni controla la cuenta.
Pago
El cliente o su área financiera realiza el pago dentro de la plataforma. DD9 valida que el comprobante y el radicado queden registrados.
Evidencia
Se recopilan capturas, radicado, comprobantes, hora, trámite, archivos cargados y observaciones para seguimiento posterior.
Qué controla DD9 y qué conserva el cliente
La propuesta evita dos extremos peligrosos: que el asesor manipule cuentas ajenas o que el cliente radique sin control técnico.
Documentos
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Responsabilidad DD9: auditar, ordenar, renombrar y optimizar.
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Responsabilidad del cliente: entregar documentos fuente completos y veraces.
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Evidencia: matriz documental y carpeta final.
Usuario INVIMA
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Responsabilidad DD9: guiar el proceso sin solicitar clave.
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Responsabilidad del cliente: ingresar con su usuario institucional.
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Evidencia: registro de sesión y capturas.
Carga
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Responsabilidad DD9: dirigir campo por campo durante la sesión.
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Responsabilidad del cliente: cargar los archivos con pantalla compartida.
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Evidencia: checklist de carga completado.
Pago
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Responsabilidad DD9: indicar el momento operativo y verificar soporte.
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Responsabilidad del cliente: ejecutar el pago desde su cuenta autorizada.
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Evidencia: comprobante y radicado.
Seguimiento
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Responsabilidad DD9: registrar riesgos posteriores y soporte de radicado.
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Responsabilidad del cliente: compartir notificaciones recibidas del INVIMA.
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Evidencia: acta de cierre y repositorio.
Un modelo de servicio para cada nivel de operación regulatoria
Cada organización enfrenta una combinación distinta de volumen, complejidad documental y capacidad interna. DD9 estructura el servicio en tres niveles para adaptarse al contexto operativo de cada titular, fabricante, importador o distribuidor.
Diagnóstico de Radicación
Para empresas que ya tienen documentos y necesitan saber si pueden radicar sin comprometer el pago: COP $260.000
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Incluye revisión estructural de documentos.
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Incluye identificación de faltantes críticos.
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Incluye validaciones de formatos.
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Incluye matriz de ajustes.
Radicación Asistida
El producto central: carpeta lista, simulación y acompañamiento en vivo durante la carga y pago: COP $890.000
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Incluye revisión de contenido en documentos.
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Incluye revisión de coherencia documental.
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ncluye carpeta ready to load.
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Incluye simulación previa.
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ncluye sesión de carga guiada en vivo.
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Incluye garantía de resolución.
Protocolo Operacional
Para titulares, importadores o fabricantes con varios trámites mensuales o portafolios activos: Cotización
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Incluye mapa de trámites recurrentes.
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Incluye asistencia ilimitada.
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Incluye chat de soporte 24/7.
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Incluye ajuste de documentos.
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Incluye modelos ready to sign.
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Incluye respuestas a requerimientos incluidas.
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Incluye garantía de resolución.