Diferencia entre radicado y llave de consulta INVIMA nueva Oficina Virtual: qué recibe el sector después del pago y cuándo
Cuando el pago de un trámite de dispositivo médico es exitoso en la nueva Oficina Virtual del INVIMA, el sistema genera dos cosas distintas en dos momentos distintos. La primera llega de inmediato: el radicado con código de consulta — la constancia oficial de que el trámite ingresó al sistema. La segunda llega después: la llave para consulta en el aplicativo de trámites en línea — el identificador que habilita el seguimiento del trámite en la evaluación técnica y legal. El FAQ oficial del INVIMA, vigente desde el 10 de julio de 2026, establece con precisión la diferencia entre estos dos elementos, cuándo llega cada uno y para qué sirve. Para importadores, fabricantes y titulares de dispositivos médicos que radican bajo el nuevo sistema, entender esa distinción es fundamental para gestionar el seguimiento del trámite con criterio desde el primer día.
El nuevo sistema genera tres elementos distintos — y el sector necesita saber cuándo llega cada uno
Con la entrada en operación de la nueva Oficina Virtual del INVIMA el 10 de julio de 2026, el proceso de radicación de trámites de dispositivos médicos genera tres elementos distintos en momentos distintos: el radicado, el código de consulta en la Oficina Virtual y la llave para consulta en el aplicativo de trámites en línea. Cada uno tiene una función específica y llega en un momento diferente. Confundirlos o esperar el siguiente cuando ya llegó el anterior genera incertidumbre operacional innecesaria en el seguimiento del trámite.
Diferencia entre radicado y llave de consulta INVIMA nueva Oficina Virtual: lo que el FAQ oficial establece
La diferencia entre radicado y llave de consulta INVIMA nueva Oficina Virtual está documentada con precisión en el FAQ oficial del INVIMA, vigente desde el 10 de julio de 2026. El sistema genera cada elemento en un momento específico del proceso — y entender esa secuencia permite al actor regulado saber exactamente qué esperar después del pago y cómo hacer seguimiento de su trámite de dispositivo médico en cada etapa.
Primer elemento — El radicado con código de consulta
El radicado se genera automáticamente una vez el pago es exitoso — confirmado en la pregunta 18 del FAQ oficial. Ese radicado queda asociado al trámite correspondiente y el sistema envía al correo registrado un correo de confirmación que constituye, según la pregunta 20, la constancia oficial de radicación en la Oficina Virtual. Ese correo es el documento que acredita que el trámite ingresó al sistema bajo el nuevo esquema.
Junto con el radicado llega el código de consulta — un identificador que el actor regulado usa para consultar en la Oficina Virtual la información del trámite y los documentos cargados, según confirma la pregunta 21 del FAQ oficial. El código de consulta opera dentro del portal de la Oficina Virtual — diferente del aplicativo de trámites en línea donde se hace el seguimiento de la evaluación técnica y legal.
Segundo elemento — La llave para consulta en el aplicativo de trámites en línea
La llave para consulta en el aplicativo de trámites en línea llega en un momento posterior al radicado — según confirman las preguntas 17 y 19 del FAQ oficial. El sistema la remite al correo registrado una vez la Oficina de Atención al Ciudadano completa la información del trámite en el aplicativo de registros. Ese momento ocurre después de la generación del radicado — no de forma simultánea.
Esta llave habilita el seguimiento del trámite en la plataforma de trámites en línea — que según la pregunta 22 del FAQ oficial no fue modificada por la actualización de la Oficina Virtual y continúa siendo el canal de seguimiento del estado del radicado durante la evaluación técnica y legal de la dirección misional correspondiente.
Tercer elemento — El número de expediente
El número de expediente se mantiene como dato de consulta adicional bajo el nuevo sistema, según confirma la pregunta 23 del FAQ oficial. La posibilidad de consulta asociada al expediente en la Oficina Virtual se mantiene sin cambios. Para portafolios con múltiples registros activos, el número de expediente continúa siendo el identificador que vincula los trámites de un mismo producto a lo largo de su historia regulatoria ante el INVIMA.
La secuencia completa después del pago exitoso
El FAQ oficial del INVIMA y la Guía Orientadora establecen la siguiente secuencia para trámites de dispositivos médicos bajo el nuevo sistema:
Primero, el pago exitoso activa la generación automática del radicado con código de consulta. El sistema envía al correo registrado el correo de confirmación con el número de radicado y el código de consulta — constancia oficial de la radicación. Ese mismo correo puede tardar unos minutos en llegar — la Guía Orientadora recomienda revisar la carpeta de spam si no se recibe en un plazo razonable.
Segundo, después del pago exitoso, PSE envía al correo el comprobante de pago. El documento equivalente a factura se descarga desde el portal de trámites en línea siguiendo los pasos indicados en la Guía Orientadora.
Tercero, en un momento posterior — una vez la Oficina de Atención al Ciudadano completa la información del trámite en el aplicativo de registros — llega al correo registrado la llave para consulta en el aplicativo de trámites en línea. Esa llave habilita el seguimiento del estado del radicado durante la evaluación técnica y legal.
Lo que el radicado y la llave informan — y lo que no informan
El radicado con código de consulta confirma que el trámite ingresó al sistema y que el pago quedó vinculado. La llave habilita el seguimiento del estado del radicado en el aplicativo de trámites en línea durante la evaluación.
El resultado de esa evaluación — la decisión técnica y legal de la dirección misional sobre el trámite de dispositivo médico — depende de la completitud, coherencia y calidad técnica del dossier presentado. Ese es el territorio que el radicado y la llave no cubren — y donde el criterio especializado de DD9 determina el desenlace del trámite desde antes de la radicación.
Conclusión
La diferencia entre radicado y llave de consulta INVIMA nueva Oficina Virtual tiene una respuesta precisa en el FAQ oficial: el radicado con código de consulta llega inmediatamente después del pago exitoso y acredita el ingreso del trámite al sistema; la llave para consulta en el aplicativo de trámites en línea llega después, cuando la Oficina de Atención al Ciudadano completa la información en el aplicativo de registros. Entender esa secuencia permite al sector de dispositivos médicos gestionar el seguimiento de sus trámites con claridad desde el primer radicado bajo el nuevo sistema.
En DD9 llevamos 10 años gestionando trámites de dispositivos médicos ante el INVIMA con cero negaciones de fondo y comercialización ininterrumpida en todos los portafolios que acompañamos. Si necesita orientación para gestionar el seguimiento de sus radicaciones bajo el nuevo sistema, escríbanos por WhatsApp, envíenos un correo a regulatoriodm@dd9regulatorio.com o visítenos en www.dd9regulatorio.com
Preguntas Frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre el radicado y la llave de consulta en la nueva Oficina Virtual del INVIMA?
El FAQ oficial del INVIMA, vigente desde el 10 de julio de 2026, establece que son dos elementos distintos que llegan en momentos distintos. El radicado con código de consulta se genera automáticamente una vez el pago es exitoso — y el sistema envía al correo registrado el correo de confirmación que constituye la constancia oficial de radicación en la Oficina Virtual. La llave para consulta en el aplicativo de trámites en línea llega en un momento posterior — una vez la Oficina de Atención al Ciudadano completa la información del trámite en el aplicativo de registros. El radicado acredita el ingreso del trámite al sistema; la llave habilita el seguimiento del estado del radicado durante la evaluación técnica y legal de la dirección misional correspondiente.
¿Cuándo llega la llave para consulta en el aplicativo de trámites en línea del INVIMA?
Según las preguntas 17 y 19 del FAQ oficial del INVIMA vigente desde el 10 de julio de 2026, la llave para consulta en el aplicativo de trámites en línea llega al correo registrado en un momento posterior al radicado — una vez la Oficina de Atención al Ciudadano completa la información del trámite en el aplicativo de registros. La llave no llega de forma simultánea con el radicado. El actor regulado puede verificar el estado de la radicación con el código de consulta en la Oficina Virtual mientras espera recibir la llave para el aplicativo de trámites en línea.
¿Qué es el código de consulta en la nueva Oficina Virtual del INVIMA y para qué sirve?
El código de consulta es el identificador que acompaña al radicado desde el momento de su generación automática tras el pago exitoso. Según la pregunta 21 del FAQ oficial del INVIMA vigente desde el 10 de julio de 2026, con el radicado y el código de consulta el actor regulado puede consultar en la Oficina Virtual la información del trámite y los documentos cargados. El código de consulta opera dentro del portal de la Oficina Virtual — diferente de la llave que habilita el seguimiento en el aplicativo de trámites en línea. Ambos identificadores coexisten con funciones distintas en plataformas distintas.
¿Cómo se confirma que un trámite de dispositivo médico quedó radicado correctamente en la nueva Oficina Virtual del INVIMA?
Según la pregunta 20 del FAQ oficial del INVIMA vigente desde el 10 de julio de 2026, el sistema genera el radicado con código de consulta y envía un correo de confirmación al correo registrado. Ese correo constituye la constancia oficial de radicación en la Oficina Virtual — el documento que acredita que el trámite ingresó al sistema bajo el nuevo esquema. La Guía Orientadora del INVIMA recomienda revisar la carpeta de spam si el correo de confirmación no llega en un plazo razonable, dado que los filtros de correo pueden redirigirlo automáticamente.
¿El aplicativo de trámites en línea del INVIMA cambió con la nueva Oficina Virtual?
Según la pregunta 22 del FAQ oficial del INVIMA vigente desde el 10 de julio de 2026, la actualización de la Oficina Virtual no modificó la plataforma de trámites en línea usada para hacer seguimiento del radicado. El actor regulado continúa el seguimiento con la llave que se remite al correo registrado una vez la Oficina de Atención al Ciudadano completa la información del trámite. La plataforma de trámites en línea mantiene su funcionamiento actual como canal de seguimiento del estado del radicado durante la evaluación técnica y legal de la dirección misional.
¿Cómo se descarga el comprobante de pago y el documento equivalente a factura en la nueva Oficina Virtual del INVIMA?
Después del pago exitoso, PSE envía el comprobante de pago al correo correspondiente. El documento equivalente a factura se descarga desde el portal de trámites en línea siguiendo estos pasos confirmados en la Guía Orientadora del INVIMA: ingresar con usuario y contraseña al portal de trámites en línea a través de la sección de trámites y servicios; elegir en el menú la opción de pago electrónico de tarifas; seleccionar la pestaña revisar pagos ingresando los datos de año y mes; seleccionar la casilla obtener pagos; y descargar el comprobante. El documento equivalente a factura se expide a nombre del solicitante registrado en la plataforma — el titular o responsable de la solicitud radicada.
¿El número de expediente de dispositivo médico se mantiene con la nueva Oficina Virtual del INVIMA?
Según la pregunta 23 del FAQ oficial del INVIMA vigente desde el 10 de julio de 2026, la actualización de la Oficina Virtual mantiene el número de expediente como dato de consulta. La posibilidad de consulta asociada al expediente en la Oficina Virtual se mantiene sin cambios. Para portafolios con múltiples registros activos de dispositivos médicos, el número de expediente continúa siendo el identificador que vincula los trámites de un mismo producto a lo largo de su historia regulatoria ante el INVIMA.
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