INVIMA confirma nueva Oficina Virtual para el 10 de julio de 2026: todo lo que reveló el webinar de lanzamiento
El 30 de junio de 2026, con 475 participantes en tiempo real, el INVIMA realizó el webinar de lanzamiento oficial de la nueva Oficina Virtual — el más completo e informativo de todo el proceso de socialización. La nueva fecha de implementación es el 10 de julio de 2026. Pero la fecha es solo el inicio de lo que el webinar entregó: confirmación oficial del límite de 20 MB por campo, presentación en vivo de un mecanismo nuevo para dossiers de gran volumen, precisiones definitivas sobre CVL, firma electrónica, foliación, tarifa y horario de la plataforma. Para importadores, fabricantes, titulares y acondicionadores de dispositivos médicos, este webinar cierra el ciclo de preparación con la información más completa y verificada disponible antes del 10 de julio.
El webinar del 30 de junio fue el más completo de todo el proceso
Desde el 28 de mayo de 2026, el INVIMA realizó múltiples sesiones de socialización sobre la nueva Oficina Virtual. Cada una entregó nueva información. Cada una fue respondida con ajustes. El 30 de junio de 2026, con 475 participantes en tiempo real, el INVIMA realizó el webinar de lanzamiento oficial — el más denso en información técnica y operacional de todo el proceso. Lo que este webinar entregó cierra el ciclo de preparación con más certeza que cualquier comunicación anterior.
INVIMA confirma nueva Oficina Virtual para el 10 de julio de 2026: lo que el webinar reveló
El webinar del 30 de junio de 2026 confirma que la nueva Oficina Virtual del INVIMA entra en operación el 10 de julio de 2026. Esta es la fecha definitiva comunicada en el webinar de lanzamiento oficial — el primero en el que el INVIMA demostró la interfaz completa en vivo, con los tres flujos de radicación y las respuestas a las preguntas del sector en tiempo real.
Primera confirmación — El límite de 20 MB por campo es oficial y definitivo
El equipo de tecnologías del INVIMA confirmó en demostración en vivo que el límite de peso por campo documental es de 20 megabytes. Esta cifra, que había circulado como provisional desde el webinar del 1 de junio, queda ratificada en el webinar de lanzamiento como el estándar definitivo de la plataforma.
La recomendación operacional del INVIMA para optimizar el peso de los archivos es clara: cargar documentos en formato PDF convertido — no escaneado — dado que los documentos escaneados y las fotografías tomadas con teléfono móvil tienden a ser significativamente más pesados. Para documentos que deban escanearse, la resolución recomendada es de 200 a 300 DPI — suficiente para garantizar legibilidad sin comprometer el peso del archivo.
Segunda confirmación — El mecanismo de documentos complementarios para dossiers de gran volumen
El webinar del 30 de junio presentó por primera vez una funcionalidad nueva que el sector de dispositivos médicos necesitaba conocer: el mecanismo de documentos complementarios. Cuando un dossier técnico de medicamentos o dispositivos médicos supera los límites de los campos estándar, el actor regulado puede solicitar la habilitación de hasta 8 archivos adicionales de 20 MB cada uno.
Este mecanismo tiene condiciones específicas que el sector debe conocer antes del 10 de julio. Primero, está disponible exclusivamente para medicamentos y dispositivos médicos — no para otras categorías. Segundo, la habilitación no es automática — requiere validación previa de la Oficina de Atención al Ciudadano, que se comprometió a responder el mismo día. Tercero, el enlace de pago no se genera hasta que el actor regulado complete la carga de los documentos adicionales habilitados — no al momento de enviar el formulario inicial. Para portafolios de dispositivos Clase IIb y III con dossiers técnicos de gran volumen, este mecanismo resuelve uno de los principales riesgos de bloqueo documental identificados desde el inicio de la serie.
Tercera confirmación — Precisiones operacionales definitivas
El webinar del 30 de junio entregó un conjunto de precisiones operacionales que completan el cuadro de preparación para el sector:
La plataforma no guarda borradores y no permite sesiones en proceso — toda la documentación debe estar lista y verificada antes de abrir la sesión de radicación. Una vez iniciada, el proceso debe completarse sin interrupciones.
La foliación no es obligatoria bajo el nuevo sistema. El sistema asocia cada documento al radicado por requisito, lo que elimina la necesidad de foliar continuamente entre archivos. Quien desee mantenerla como práctica de control documental interno puede hacerlo, pero no es un requisito del trámite.
Los CVL y enlaces de entidades oficiales sí se aceptan dentro de los documentos PDF. Lo que la plataforma prohíbe son los repositorios privados de usuario — Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox — por razones de seguridad de la información. Un enlace a un certificado de venta libre de una autoridad sanitaria oficial es válido.
La tarifa no puede modificarse una vez enviado el formulario. Esta es la condición operacional de mayor impacto en la preparación previa: la verificación tarifaria debe completarse antes de abrir la sesión, porque después no hay vuelta atrás.
La firma electrónica es válida siempre que cumpla las condiciones de validez, integridad y trazabilidad exigidas. El formulario también puede ser firmado por el apoderado con su respectivo poder adjunto al trámite.
El horario oficial de la plataforma es de 7:30am a 3:30pm en días hábiles jornada continua — sin sábados, domingos ni festivos.
Sobre la exención tarifaria de la Ley 2069 de 2020, el webinar precisó que no aplica a cosméticos, NCO ni equipos biomédicos con permiso de comercialización — un dato que los actores regulados de esos segmentos deben incorporar para evitar errores tarifarios con las consecuencias ya documentadas en esta serie.
Los tres flujos de radicación que el INVIMA demostró en vivo
El webinar fue el primero en mostrar la interfaz completa en operación con tres flujos distintos demostrados en tiempo real:
Flujo 1 — Flujo general para todos los trámites
El flujo estándar aplica a todas las categorías: diligenciar el formulario, cargar cada documento en su campo correspondiente en PDF, enviar el formulario y completar el pago dentro de las 24 horas calendario de vigencia del enlace. El enlace llega al correo registrado y puede compartirse con el área financiera o tercero responsable del pago.
Flujo 2 — Flujo con documentos complementarios para medicamentos y dispositivos médicos
Cuando el dossier supera los campos estándar, el actor regulado selecciona la opción de documentos complementarios, completa el formulario, lo envía y espera la habilitación de la Oficina de Atención al Ciudadano. Solo después de cargar los documentos adicionales habilitados se activa el enlace de pago con sus 24 horas de vigencia.
Flujo 3 — Flujo de respuestas a autos
Para respuestas a autos, oficios, prórrogas, recursos, desistimientos y etiquetas finales de NCO, el actor regulado ingresa el número de radicado original, el sistema lo valida, y permite cargar la documentación solicitada en el auto. Este flujo no genera pago — solo carga documental vinculada al radicado existente.
Lo que debe tener listo antes del 10 de julio
El 10 de julio de 2026 llega con más certeza técnica que cualquier fecha anterior de este proceso — el límite de peso confirmado, los flujos demostrados en vivo, el mecanismo de documentos complementarios disponible para dossiers grandes. La preparación que esta serie ha documentado desde el inicio es la misma: dossier organizado por campo en PDF, formulario firmado, concordancia documental verificada, tarifa confirmada antes de abrir la sesión, autorizaciones de pago pre-gestionadas y documentación lista para cargarse sin interrupciones. Lo que cambia es que ahora esa preparación cuenta con información oficial completa y verificada en demostración en vivo.
Conclusión
INVIMA confirma nueva Oficina Virtual para el 10 de julio de 2026 con el respaldo de un webinar de lanzamiento que demostró la interfaz en vivo, confirmó los datos técnicos definitivos y respondió en tiempo real las inquietudes del sector. DD9 estuvo en cada comunicación oficial del INVIMA desde el 28 de mayo. Esta es la información más completa disponible antes del 10 de julio — y la que el sector necesita para llegar con criterio técnico desde el primer radicado.
En DD9 llevamos 10 años gestionando trámites de dispositivos médicos ante el INVIMA con cero negaciones de fondo y comercialización ininterrumpida en todos los portafolios que acompañamos. Si necesita orientación para preparar sus radicaciones antes del 10 de julio, escríbanos por WhatsApp, envíenos un correo a regulatoriodm@dd9regulatorio.com o visítenos en www.dd9regulatorio.com
Preguntas Frecuentes
¿Cuándo entra en operación la nueva Oficina Virtual del INVIMA?
La nueva Oficina Virtual del INVIMA entra en operación el 10 de julio de 2026, según lo confirmado en el webinar de lanzamiento oficial realizado el 30 de junio de 2026 con 475 participantes en tiempo real. Esta es la fecha definitiva comunicada por el Instituto tras el proceso de socialización más extenso de toda la implementación — que incluyó webinars desde el 28 de mayo, un taller de directores técnicos, un ejercicio de participación ciudadana y múltiples ajustes en respuesta a las inquietudes del sector. Los trámites ingresados antes del 10 de julio continúan su curso habitual bajo el esquema actual sin ninguna acción adicional por parte del usuario.
¿Qué son los documentos complementarios en la nueva Oficina Virtual del INVIMA y cuándo aplican?
El mecanismo de documentos complementarios es una funcionalidad presentada por primera vez en el webinar del 30 de junio de 2026 que permite a los actores regulados cargar hasta 8 archivos adicionales de 20 MB cada uno cuando el dossier técnico supera los límites de los campos estándar. Esta funcionalidad está disponible exclusivamente para medicamentos y dispositivos médicos. Su activación requiere que el actor regulado seleccione la opción correspondiente en el formulario, lo complete y lo envíe — en ese punto la Oficina de Atención al Ciudadano revisa la solicitud y habilita los documentos adicionales, con compromiso de respuesta el mismo día. El enlace de pago con sus 24 horas de vigencia no se genera al enviar el formulario inicial sino al completar la carga de los documentos adicionales habilitados. Esta funcionalidad resuelve uno de los principales riesgos de bloqueo documental para dossiers técnicos de dispositivos Clase IIb y III con evidencia clínica extensa.
¿Los CVL y enlaces de entidades oficiales se pueden incluir en los documentos de la nueva Oficina Virtual del INVIMA?
El webinar del 30 de junio de 2026 precisó que los CVL y enlaces de entidades oficiales sí se aceptan dentro de los documentos PDF cargados en la nueva Oficina Virtual. Lo que la plataforma prohíbe son los repositorios privados de usuario — Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox — por razones de seguridad de la información. Un enlace que conduzca a verificar un Certificado de Venta Libre emitido por una autoridad sanitaria oficial es válido y aceptado. La prohibición aplica únicamente a aquellos enlaces que llevan a carpetas o repositorios controlados por el propio usuario, dado que ese tipo de acceso representa un riesgo para la integridad y seguridad de la información del trámite.
¿La foliación es obligatoria en la nueva Oficina Virtual del INVIMA?
La foliación no es obligatoria bajo el nuevo sistema de la Oficina Virtual del INVIMA, según lo confirmado en el webinar del 30 de junio de 2026. El nuevo sistema asocia cada documento al radicado por requisito de forma automática, lo que elimina la necesidad de foliar continuamente entre archivos como práctica formal del trámite. El INVIMA señaló que quien desee mantener la foliación como práctica interna de control documental puede hacerlo — en ese caso, la numeración debe ser continua entre todos los archivos en un orden de consecución lógica. Esta eliminación del requisito de foliación es una de las simplificaciones operacionales que el nuevo sistema introduce para reducir las cargas formales sobre el actor regulado.
¿Qué pasa si la tarifa ingresada en el formulario de la nueva Oficina Virtual del INVIMA es incorrecta?
La tarifa no puede modificarse una vez enviado el formulario en la nueva Oficina Virtual del INVIMA. Esta condición fue confirmada en la demostración en vivo del webinar del 30 de junio de 2026 — el sistema redirige directamente al pago con la tarifa ya ingresada en el formulario sin opción de cambio. Esto convierte la verificación tarifaria en un paso crítico que debe completarse antes de abrir la sesión de radicación: confirmar que el código de tarifa corresponde exactamente al trámite que se va a radicar, consultando el Manual Tarifario INVIMA 2026. Una tarifa incorrecta que ya ha sido pagada genera un trámite con inconsistencia entre la tarifa pagada y el trámite solicitado — causal de devolución con pago ya comprometido bajo el nuevo esquema.
¿Cuál es el horario de la nueva Oficina Virtual del INVIMA?
El horario oficial de la nueva Oficina Virtual del INVIMA es de 7:30am a 3:30pm en días hábiles, jornada continua — sin sábados, domingos ni festivos en Colombia. Este horario aplica tanto para la carga de documentos como para la revisión de solicitudes de documentos complementarios por parte de la Oficina de Atención al Ciudadano. El INVIMA recomendó en el webinar del 30 de junio de 2026 que los actores regulados cuenten con toda la documentación lista y verificada antes de iniciar la sesión, dado que la plataforma no guarda borradores y no permite sesiones en proceso — una vez iniciada la radicación, el proceso debe completarse sin interrupciones dentro del horario de operación.
¿La exención tarifaria de la Ley 2069 aplica a todos los trámites de la nueva Oficina Virtual del INVIMA?
La exención tarifaria de la Ley 2069 de 2020 aplica a los trámites de la nueva Oficina Virtual del INVIMA, pero con exclusiones específicas confirmadas en el webinar del 30 de junio de 2026: no aplica a cosméticos, NCO ni equipos biomédicos con permiso de comercialización. Para los trámites donde sí aplica — registros sanitarios de medicamentos y dispositivos médicos, entre otros —, el actor regulado debe ingresar el código de tarifa exenta en el formulario y adjuntar el soporte que acredite su condición de microempresa o empresa beneficiaria de reducción tarifaria conforme al Decreto 1889 de 2021. Es importante verificar antes de iniciar la sesión si el trámite específico que se va a radicar está dentro del alcance de la exención, dado que la tarifa no puede modificarse una vez enviado el formulario.
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