INVIMA aplaza nueva Oficina Virtual al 16 de junio de 2026: actualizaciones oficiales que el sector debe conocer
El 1 de junio de 2026 el INVIMA realizó su segundo webinar sobre la nueva Oficina Virtual y confirmó lo que muchos esperaban: la implementación no entra el 2 de junio. La nueva fecha es el 16 de junio de 2026. Pero el aplazamiento no es la única noticia. El webinar entregó información técnica oficial que actualiza, matiza y en algunos casos resuelve las alertas que esta serie había identificado: los límites de peso son mayores de lo anunciado para dispositivos médicos, las tarifas diferenciadas sí tienen un mecanismo de acceso dentro del nuevo flujo, el pago dispone de dos horas desde su generación, y el proceso de devolución de dineros tiene un procedimiento oficial con tiempos y documentación específicos. Para importadores, fabricantes, titulares y acondicionadores, esto significa que hay más tiempo para prepararse — y más información concreta para hacerlo bien.
Lo que cambió antes de que el cambio entrara en vigencia
El 1 de junio de 2026, un día antes de la fecha que el sector tenía marcada en rojo, el INVIMA realizó su segundo webinar sobre la nueva Oficina Virtual. El mensaje principal fue claro: la implementación no entra el 2 de junio. La nueva fecha es el 16 de junio de 2026. Las solicitudes que ingresen hasta el viernes 13 de junio seguirán su curso habitual bajo el esquema actual de la Oficina Virtual.
Pero el aplazamiento no fue la única noticia. El webinar entregó información técnica oficial que actualiza, matiza y en varios casos resuelve directamente las alertas que esta serie había identificado en posts anteriores. DD9 estuvo en ese webinar. Lo que sigue es la información que el sector necesita incorporar antes del 16 de junio.
INVIMA aplaza nueva Oficina Virtual al 16 de junio de 2026: por qué se tomó esta decisión
El aplazamiento no es discrecional ni arbitrario. Tiene una razón institucional concreta que el INVIMA explicó con precisión en el webinar del 1 de junio de 2026: la entidad enfrenta un hallazgo de la Contraloría General de la República que identificó la existencia de pagos en inventario sin asociar a radicados — dinero recaudado por el INVIMA que permanecía como saldo disponible sin estar vinculado a ningún trámite ni a ninguna obligación legal específica.
El derecho público colombiano no permite a una entidad del Estado recibir ni custodiar dinero sin asociarlo a una obligación legal plenamente identificada. Ese hallazgo generó una orden institucional que el INVIMA no puede postergar indefinidamente: ningún pago puede existir desvinculado de su radicado. La nueva Oficina Virtual es precisamente la solución técnica a esa irregularidad fiscal. El aplazamiento al 16 de junio responde a la necesidad de dar tiempo adicional al sector para prepararse — pero dentro de un margen que la auditoría institucional no permite extender más.
Actualización 1 — Los límites de peso son mayores de lo que se había comunicado
Una de las alertas más importantes identificadas en el Post 3 de esta serie era el riesgo de bloqueo documental por límites de peso. El webinar del 1 de junio entregó una claridad que modifica esa evaluación de forma significativa.
Los límites no son uniformes entre tipologías de producto. Para cosméticos, el límite es de 10 MB por campo. Para medicamentos y dispositivos médicos, el límite es de 20 MB por campo — el doble. Estos tamaños fueron validados directamente con las direcciones misionales del INVIMA según el tipo de requisito y el tipo de trámite.
Esto reduce — aunque no elimina — el riesgo de bloqueo documental para el sector de dispositivos médicos. Dossiers técnicos de dispositivos Clase IIb y III con evidencia clínica extensa, estudios de desempeño o documentación de fabricante de alto volumen pueden aún superar ese límite en campos específicos. La prohibición de hipervínculos y enlaces externos se mantiene sin excepción, y su razón es institucional: el INVIMA ha sido víctima de ciberataques que llegaron precisamente a través de archivos con contenido externo y enlaces, comprometiendo la integridad de sus sistemas y poniendo en riesgo información sensible. Para documentos escaneados, el INVIMA recomienda una resolución de 200 a 300 DPI para garantizar legibilidad sin exceder los límites de peso.
Actualización 2 — Las tarifas diferenciadas sí tienen mecanismo de acceso en la nueva plataforma
El Post 3 de esta serie identificó como alerta crítica la posible inaplicabilidad de las tarifas diferenciadas establecidas en la Ley 2069 de 2020 y el Decreto 1889 de 2021 dentro del nuevo flujo de pago integrado. El webinar del 1 de junio resuelve esta alerta con información oficial.
El sistema de la nueva Oficina Virtual reconoce el código tarifario cero asociado a los beneficios de la Ley 2069 de 2020 y permite avanzar en el flujo sin realizar pago cuando ese código es ingresado. Las empresas con exención total — microempresas — y aquellas con reducción tarifaria — pequeñas y medianas empresas según sector económico y rangos de UVT del Decreto 1889 de 2021 — pueden acceder a ese beneficio dentro del nuevo sistema.
Sin embargo, esto introduce una condición operacional nueva: la empresa debe tener preparados y optimizados en PDF los soportes que acreditan su condición — documentación que acredite el tamaño empresarial y el cumplimiento de los criterios de acceso a la exención o reducción — y adjuntarlos dentro del flujo antes de avanzar. El beneficio existe en la plataforma, pero no es automático: requiere documentación de soporte lista antes de iniciar la radicación.
Actualización 3 — El pago dispone de dos horas y puede realizarlo una persona distinta
Una preocupación operacional frecuente en empresas con procesos internos de aprobación de pagos era la simultaneidad entre la carga documental y el pago. El webinar del 1 de junio resuelve esto con un mecanismo concreto.
Una vez completada la carga documental, el sistema genera un ID de pago activo por un máximo de dos horas. Ese ID puede ser copiado y enviado al área financiera para que realice el pago sin necesidad de que sea la misma persona que cargó los documentos. El pago puede realizarlo el titular, el apoderado o el área financiera — cualquiera con acceso a la pasarela de pago. Lo que el INVIMA recomienda es que las autorizaciones internas de pago — SAP, tesorería, validaciones bancarias — estén gestionadas antes de iniciar la radicación, para no comprometer el plazo de dos horas disponible.
El medio de pago habilitado es PSE. Para pagos en divisas desde el exterior, el funcionamiento actual se mantiene sin cambios. Para entidades públicas, el pago continúa a través del sistema SIF-Nación. Adicionalmente, el INVIMA anunció que la tarjeta de crédito como medio de pago está en implementación y se espera disponible antes de finalizar junio.
Actualización 4 — El proceso de devolución de dineros tiene procedimiento oficial confirmado
Para los pagos realizados antes del 16 de junio que no hayan sido aplicados a ningún trámite, el INVIMA confirmó que deberá solicitarse su devolución. La entidad no puede mantenerlos como saldo disponible — esa es precisamente la irregularidad que generó el hallazgo de la Contraloría.
El proceso de devolución está regido por la resolución institucional vigente sobre devoluciones del INVIMA. La devolución es del 100% sin descuento por gestión cuando no existe radicado asociado al pago. El término de respuesta es de 15 días hábiles conforme a la Ley 1755 de derecho de petición. La solicitud puede radicarse en persona en la sede del INVIMA o a través del canal virtual de PQRS del portal web institucional.
La documentación requerida incluye: formato oficial de devolución disponible en el portal del INVIMA, comprobante de pago original o impresión del pago electrónico, documentos según la causal aplicable, certificación bancaria, documento de identidad, RUT, certificado de existencia y representación legal, y poder notarial cuando corresponda.
Qué significa todo esto para el sector antes del 16 de junio
El tiempo disponible entre hoy y el 16 de junio de 2026 es mayor que el que había antes del 1 de junio — pero las acciones que ese tiempo exige son las mismas, ahora con información más precisa para ejecutarlas bien. Verificar el estado de los trámites pendientes, optimizar la documentación técnica respetando los 20 MB por campo para dispositivos médicos, preparar los soportes de exención tarifaria si la empresa opera bajo la Ley 2069 de 2020, gestionar internamente las autorizaciones de pago con anticipación, y definir qué trámites conviene presentar antes del 13 de junio bajo el esquema actual — son las decisiones que el nuevo plazo permite tomar con más información y menos presión. Pero siguen siendo decisiones que no pueden postergarse.
Conclusión
El INVIMA aplaza nueva Oficina Virtual al 16 de junio de 2026 y con ese aplazamiento entrega algo que el sector necesitaba tanto como la nueva fecha: claridad sobre el porqué de cada decisión. La Contraloría, la ciberseguridad y el volumen de trámites no son excusas — son las tres realidades concretas que originaron un cambio que lleva más de seis meses en desarrollo y que el 16 de junio entra en operación de forma definitiva. Entender esas razones es la base para llegar preparado — no solo con la fecha correcta en el calendario, sino con la documentación, los procesos internos y las decisiones regulatorias que el nuevo sistema exige desde el primer radicado.
En DD9 seguimos de cerca cada actualización del INVIMA para que nuestros clientes lleguen preparados — no con la información de ayer, sino con la de hoy. Si necesita apoyo para adaptar su operación regulatoria al nuevo sistema antes del 16 de junio, escríbanos por WhatsApp, envíenos un correo a regulatoriodm@dd9regulatorio.com o visítenos en www.dd9regulatorio.com
Preguntas Frecuentes
¿Por qué el INVIMA aplazó la nueva Oficina Virtual al 16 de junio de 2026?
El aplazamiento responde a tres razones institucionales concretas comunicadas oficialmente en el webinar del 1 de junio de 2026. Primera, un hallazgo de la Contraloría General de la República que identificó pagos en inventario sin asociar a radicados — dinero recaudado por el INVIMA sin vinculación a ninguna obligación legal específica, situación que el derecho público colombiano no permite a una entidad del Estado. Segunda, incidentes de ciberseguridad que comprometieron la integridad de los sistemas del INVIMA a través de archivos con contenido externo y enlaces, lo que motivó la eliminación de hipervínculos en la plataforma. Tercera, el volumen de trámites diarios — entre 600 y 1.000 ingresos por día — que supera la capacidad del recurso humano disponible para realizar la validación previa al radicado bajo el esquema actual. El aplazamiento del 2 al 16 de junio responde a la necesidad de dar tiempo adicional al sector para prepararse dentro de un margen que la auditoría institucional no permite extender más.
¿Qué pasa con los trámites que ingresaron antes del 16 de junio en la Oficina Virtual del INVIMA?
Las solicitudes que ingresen hasta el viernes 13 de junio de 2026 seguirán su curso habitual bajo el esquema actual de la Oficina Virtual del INVIMA. El INVIMA confirmó en el webinar del 1 de junio que existe un plan de contingencia para poner al día todos los trámites que ingresen antes de la transición, garantizando que su proceso continúe hasta la asignación del radicado correspondiente bajo las condiciones del sistema anterior. A partir del 16 de junio, todos los trámites nuevos que ingresen a la Oficina Virtual operarán bajo el nuevo esquema de carga estructurada por campo individual, pago integrado al flujo y radicado automático.
¿Cuál es el límite de peso de los documentos en la nueva Oficina Virtual del INVIMA para dispositivos médicos?
Para dispositivos médicos y medicamentos, el límite de peso por campo documental en la nueva Oficina Virtual del INVIMA es de 20 megabytes por campo — el doble del límite establecido para cosméticos, que es de 10 megabytes. Estos tamaños fueron validados directamente con las direcciones misionales del INVIMA según el tipo de requisito y el tipo de trámite, y fueron confirmados oficialmente en el webinar del 1 de junio de 2026. Este límite reduce — aunque no elimina — el riesgo de bloqueo documental para dossiers técnicos de dispositivos Clase IIb y III con evidencia clínica extensa o documentación de fabricante de alto volumen. Para documentos escaneados, el INVIMA recomienda una resolución de 200 a 300 DPI para garantizar legibilidad sin exceder los límites de peso por campo.
¿Cómo acceden las microempresas a la tarifa cero en la nueva Oficina Virtual del INVIMA?
El sistema de la nueva Oficina Virtual del INVIMA reconoce el código tarifario cero asociado a los beneficios de la Ley 2069 de 2020 y permite avanzar en el flujo sin realizar pago cuando ese código es ingresado. Esto aplica para microempresas con exención total y para pequeñas y medianas empresas con reducción tarifaria según los rangos de UVT establecidos en el Decreto 1889 de 2021. Sin embargo, el beneficio no es automático: la empresa debe adjuntar en la plataforma los soportes que acreditan su condición — documentación que certifique el tamaño empresarial y el cumplimiento de los criterios de acceso a la exención o reducción — antes de avanzar en el flujo. Estos soportes deben estar preparados y optimizados en PDF antes de iniciar la radicación.
¿Cuánto tiempo hay para realizar el pago en la nueva Oficina Virtual del INVIMA?
Una vez completada la carga documental, el sistema genera un ID de pago activo por un máximo de dos horas. Ese ID puede ser copiado y enviado al área financiera para que realice el pago sin necesidad de que sea la misma persona que cargó los documentos — puede realizarlo el titular, el apoderado o el área financiera, cualquiera con acceso a la pasarela de pago. El INVIMA recomienda que las autorizaciones internas de pago — aprobaciones de SAP, tesorería o validaciones bancarias — estén gestionadas antes de iniciar la radicación para no comprometer el plazo de dos horas disponible. El medio de pago habilitado es PSE. La tarjeta de crédito está en proceso de implementación y se espera disponible antes de finalizar junio de 2026.
¿Qué pasa con los pagos realizados antes del 16 de junio que no fueron aplicados a ningún trámite en la Oficina Virtual del INVIMA?
Los pagos realizados antes del 16 de junio de 2026 que no hayan sido aplicados a ningún trámite deben ser objeto de solicitud formal de devolución ante el INVIMA. La entidad no puede mantenerlos como saldo disponible — esa es precisamente la irregularidad que generó el hallazgo de la Contraloría General de la República. La devolución es del 100% sin descuento por gestión cuando no existe radicado asociado al pago. El término de respuesta es de 15 días hábiles conforme a la Ley 1755. La solicitud puede radicarse en persona en la sede del INVIMA o a través del canal virtual de PQRS del portal web institucional, acompañada del formato oficial de devolución, comprobante de pago, certificación bancaria, documento de identidad, RUT, certificado de existencia y representación legal, y poder notarial cuando corresponda.
¿Por qué la nueva Oficina Virtual del INVIMA no acepta hipervínculos ni enlaces externos?
La prohibición de hipervínculos y enlaces externos en la nueva Oficina Virtual del INVIMA responde a razones de ciberseguridad institucional, confirmadas oficialmente en el webinar del 1 de junio de 2026. El INVIMA ha sido víctima de ciberataques que llegaron precisamente a través de archivos con contenido externo y enlaces aparentemente inofensivos, incidentes que comprometieron la integridad de sus sistemas y pusieron en riesgo información sensible del Instituto. Esta medida aplica sin excepción a todos los trámites de la Oficina Virtual — incluso aquellos que no requieren pago formal. Si un documento cargado en PDF contiene hipervínculos internos, tampoco será tenido en cuenta. Toda la documentación debe estar contenida de forma íntegra en el archivo PDF cargado en su campo correspondiente, sin referencias a contenido externo de ningún tipo.
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