INVIMA aplaza nueva Oficina Virtual al 1 de julio de 2026: ajustes en respuesta al sector
El 16 de junio de 2026, en su comunicado más reciente sobre la nueva Oficina Virtual, el INVIMA anunció que la implementación se traslada al 1 de julio de 2026 y que los ajustes incorporados responden directamente a las inquietudes recogidas durante los espacios de socialización con el sector. Las novedades son concretas: el tiempo disponible para completar el pago se amplía a 24 horas, los tamaños de archivo por campo continúan en ajuste sin cifra definitiva aún, el INVIMA introduce el concepto de rechazo excepcional con instructivos claros como nueva categoría operacional, y los trámites en curso continúan sin interrupciones. Para importadores, fabricantes, titulares y acondicionadores de dispositivos médicos, esta actualización cierra el período de preparación con información más completa y un plazo adicional que el propio regulador reconoce como necesario.
El INVIMA escuchó al sector — y lo plasmó en ajustes concretos
Desde el primer webinar del 28 de mayo de 2026, el proceso de socialización de la nueva Oficina Virtual del INVIMA ha sido un diálogo real entre el regulador y el sector. Cada sesión entregó nueva información. Cada nueva información generó preguntas. Y cada pregunta, según confirmó el INVIMA en su comunicado del 16 de junio de 2026, fue recogida y considerada.
El resultado es concreto: una nueva fecha de implementación, un tiempo de pago ampliado, ajustes en curso sobre los límites de peso y una nueva categoría operacional para el manejo de rechazos. Para importadores, fabricantes, titulares y acondicionadores de dispositivos médicos, esto significa que la información con la que deben prepararse antes del 1 de julio de 2026 es más completa y más favorable que la que tenían antes de este comunicado.
INVIMA aplaza nueva Oficina Virtual al 1 de julio de 2026: lo que cambió y lo que se confirmó
El comunicado oficial del INVIMA del 16 de junio de 2026 introduce cuatro actualizaciones sobre la nueva Oficina Virtual que el sector debe incorporar de inmediato.
Primera actualización — Nueva fecha de implementación: 1 de julio de 2026
La implementación de la nueva Oficina Virtual del INVIMA se traslada al 1 de julio de 2026. Esta es la tercera corrección de fecha desde el inicio del proceso — de junio 2 a junio 16, y ahora a julio 1 — y el INVIMA la introduce explícitamente como respuesta a las inquietudes del sector recogidas durante los espacios de socialización.
Para el sector, esto representa 15 días adicionales de preparación con información más completa que la disponible en cualquier momento anterior del proceso. Los trámites que se encuentren en curso a la fecha de implementación continúan sin interrupciones bajo el esquema actual.
Segunda actualización — El tiempo de pago se amplía a 24 horas
El comunicado del 16 de junio confirma que el tiempo disponible para completar el pago después de la carga documental se amplía a 24 horas. Este dato corrige el de 12 horas comunicado en el evento del 4 de junio — que a su vez había corregido las 2 horas originales del webinar del 1 de junio.
La ampliación a 24 horas responde directamente a las inquietudes del sector sobre la viabilidad de los procesos internos de aprobación de pagos dentro de ventanas cortas. Para empresas con flujos de autorización de SAP, tesorería o banco que toman más de 12 horas, este cambio elimina uno de los principales riesgos operacionales identificados durante el proceso de socialización. La recomendación de pre-gestionar las autorizaciones internas antes de iniciar la radicación se mantiene vigente como práctica óptima — 24 horas sigue siendo un plazo con vencimiento definitivo.
Tercera actualización — Tamaños de archivo continúan en ajuste
El comunicado del 16 de junio confirma que los tamaños de archivo por campo continúan en ajuste — dato consistente con lo informado en el evento del 4 de junio. El INVIMA publicará la cifra definitiva antes del 1 de julio de 2026 a través de sus canales formales.
La recomendación operacional se mantiene: continuar la preparación documental en todo lo que está confirmado — formato PDF para la mayoría de documentos, Excel para el Formulario Único DM, eliminación de hipervínculos y enlaces externos en todos los archivos — y mantenerse atento a la publicación oficial de los límites definitivos.
Cuarta actualización — Rechazo excepcional con instructivos claros
El comunicado introduce una categoría nueva que los eventos anteriores no habían mencionado explícitamente: el rechazo excepcional con instructivos claros. El INVIMA señala que cuando el sistema detecte situaciones que impidan avanzar en el flujo de radicación, emitirá instructivos específicos que guíen al actor regulado sobre cómo proceder.
Esta categoría reduce la incertidumbre operacional asociada a los rechazos bajo el nuevo esquema — uno de los puntos de mayor preocupación en el sector durante el proceso de socialización. Los instructivos claros son la respuesta institucional a esa preocupación.
Lo que esta actualización significa para el sector antes del 1 de julio
El comunicado del 16 de junio cierra el período de socialización con una señal clara: el INVIMA llegará al 1 de julio con los ajustes necesarios incorporados. Quince días adicionales de preparación, un tiempo de pago de 24 horas que resuelve los procesos internos de la mayoría de organizaciones, y una categoría de rechazo excepcional que reduce la incertidumbre sobre qué ocurre cuando algo falla en el flujo.
La preparación que el sector debe completar antes del 1 de julio es la misma que esta serie ha documentado desde el inicio: dossier organizado por campo individual en PDF, formulario firmado, concordancia documental verificada, tarifas confirmadas con soportes de exención listos si aplican, y autorizaciones de pago pre-gestionadas. Lo que cambia es que ahora esa preparación cuenta con más tiempo y más información oficial que en cualquier momento anterior.
Conclusión
El INVIMA aplaza nueva Oficina Virtual al 1 de julio de 2026 y lo hace con ajustes que el sector pidió y que el regulador incorporó. Eso es relevante más allá de la fecha — es una señal sobre cómo el INVIMA está gestionando uno de los cambios más significativos en su operación en años. DD9 seguirá monitoreando cada comunicación oficial antes del 1 de julio para que el sector llegue con la información más actualizada disponible.
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Preguntas Frecuentes
¿Por qué el INVIMA aplazó la nueva Oficina Virtual al 1 de julio de 2026?
El 16 de junio de 2026, el INVIMA publicó un comunicado oficial confirmando que la implementación de la nueva Oficina Virtual se traslada al 1 de julio de 2026. El Instituto explicó que los ajustes responden a inquietudes recogidas durante los espacios de socialización con el sector — una señal institucional de que el diálogo entre el regulador y los actores regulados tuvo efecto concreto sobre la implementación. Los ajustes incorporados incluyen la ampliación del tiempo de pago a 24 horas, la continuación de la revisión de los tamaños de archivo por campo y la introducción del concepto de rechazo excepcional con instructivos claros. Esta es la tercera corrección de fecha desde el inicio del proceso — de junio 2 a junio 16, y ahora a julio 1.
¿Cuánto tiempo hay ahora para realizar el pago en la nueva Oficina Virtual del INVIMA?
El comunicado oficial del INVIMA del 16 de junio de 2026 confirma que el tiempo disponible para completar el pago después de la carga documental se amplía a 24 horas. Este dato corrige el de 12 horas comunicado en el evento del 4 de junio — que a su vez había corregido las 2 horas originales del webinar del 1 de junio. La ampliación responde directamente a las inquietudes del sector sobre la viabilidad de los procesos internos de aprobación de pagos dentro de ventanas cortas. La recomendación de pre-gestionar las autorizaciones internas de SAP, tesorería o banco antes de iniciar la radicación se mantiene como práctica óptima — 24 horas sigue siendo un plazo con vencimiento definitivo dentro de la misma sesión de radicación.
¿Qué es el rechazo excepcional con instructivos claros en la nueva Oficina Virtual del INVIMA?
El comunicado del 16 de junio de 2026 introduce el concepto de rechazo excepcional con instructivos claros como una nueva categoría operacional dentro de la nueva Oficina Virtual. El INVIMA señala que cuando el sistema detecte situaciones que impidan avanzar en el flujo de radicación, emitirá instructivos específicos que guíen al actor regulado sobre cómo proceder. Esta categoría reduce la incertidumbre operacional asociada a los rechazos bajo el nuevo esquema — uno de los puntos de mayor preocupación durante el proceso de socialización — y representa la respuesta institucional formal a esa inquietud del sector. Los detalles específicos sobre los tipos de rechazo y los instructivos correspondientes serán publicados por el INVIMA antes del 1 de julio de 2026.
¿Qué pasa con los trámites en curso cuando entre en vigencia la nueva Oficina Virtual del INVIMA el 1 de julio?
El comunicado oficial del INVIMA del 16 de junio de 2026 confirma que los trámites que se encuentren en curso a la fecha de implementación del 1 de julio de 2026 continúan sin interrupciones bajo el esquema actual de la Oficina Virtual. Esto significa que las solicitudes que hayan sido ingresadas antes del 1 de julio seguirán su proceso habitual hasta la asignación del radicado correspondiente bajo las condiciones del sistema anterior. A partir del 1 de julio, todos los trámites nuevos que ingresen a la Oficina Virtual operarán bajo el nuevo esquema de carga estructurada por campo individual, pago integrado al flujo y radicado automático.
¿Cuál es el límite de peso de archivos confirmado para la nueva Oficina Virtual del INVIMA?
El comunicado oficial del INVIMA del 16 de junio de 2026 confirma que los tamaños de archivo por campo continúan en ajuste. Esto significa que la cifra definitiva aún está siendo determinada por el Instituto y será publicada a través de sus canales formales antes del 1 de julio de 2026. Cualquier cifra publicada anteriormente debe seguir tratándose como provisional. Lo que sí está confirmado es que los documentos deben cargarse en formato PDF — con excepción del Formulario Único DM que va en Excel —, sin hipervínculos ni enlaces externos, en campos individuales según el tipo de trámite. La preparación documental debe avanzar en todo lo que está confirmado mientras el INVIMA publica la cifra definitiva de peso por campo.
¿Qué cambió en la nueva Oficina Virtual del INVIMA entre el webinar del 1 de junio y el comunicado del 16 de junio?
Entre el webinar del 1 de junio de 2026 y el comunicado oficial del 16 de junio de 2026, el INVIMA introdujo los siguientes cambios sobre la nueva Oficina Virtual. La fecha de implementación pasó de junio 16 a julio 1 de 2026. El tiempo de pago pasó de 2 horas — dato original del webinar del 1 de junio — a 12 horas — corregido en el evento del 4 de junio — y ahora a 24 horas según el comunicado del 16 de junio. Los tamaños de archivo continúan en revisión oficial sin cifra definitiva confirmada. El INVIMA introdujo el concepto de rechazo excepcional con instructivos claros como nueva categoría operacional. Y confirmó que los trámites en curso continúan sin interrupciones tras la implementación del 1 de julio.
¿Cómo debe prepararse el sector de dispositivos médicos antes del 1 de julio de 2026?
Con el comunicado del 16 de junio de 2026, el sector dispone de 15 días adicionales y de información más completa que en cualquier momento anterior del proceso. La preparación debe incluir: organizar el dossier por campo individual con cada documento en PDF — excepto el Formulario Único DM en Excel —, sin hipervínculos ni enlaces externos en ningún archivo; verificar que el formulario esté firmado por el representante legal o apoderado; confirmar la concordancia documental entre el formulario y todos los soportes; verificar la clasificación de riesgo del dispositivo y la tarifa aplicable; preparar los soportes de exención tarifaria si la empresa opera bajo la Ley 2069 de 2020; y pre-gestionar las autorizaciones internas de pago antes de iniciar la radicación — aunque el sistema dispone de 24 horas, la coordinación previa es la práctica óptima. Mantenerse atento a la publicación oficial de los límites de peso por campo antes del 1 de julio completa la lista de acciones prioritarias.
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