Lo que el INVIMA actualizó sobre la nueva Oficina Virtual el 4 de junio de 2026: ID de pago y límites de peso
La información regulatoria tiene vida útil. El 4 de junio de 2026, en un nuevo evento institucional, el INVIMA corrigió dos datos técnicos sobre la nueva Oficina Virtual que ya circulaban en el sector basados en el webinar del 1 de junio. El primero es el tiempo de vigencia del ID de pago: 12 horas — no 2 horas como se había comunicado. El segundo es el límite de peso por campo documental: ese dato está en revisión oficial y cualquier cifra publicada previamente debe tratarse como provisional hasta que el INVIMA lo confirme por sus canales formales. Para importadores, fabricantes, titulares y acondicionadores de dispositivos médicos con decisiones operacionales pendientes, estas dos correcciones cambian el escenario de preparación antes del 16 de junio de 2026.
La información regulatoria tiene vida útil
El sector de dispositivos médicos en Colombia lleva semanas procesando los cambios que el INVIMA anunció sobre su nueva Oficina Virtual. Dos webinars, una corrección de fecha, aclaraciones técnicas sobre documentación y tarifas. Cada sesión ha entregado información nueva que el sector ha debido incorporar en sus procesos de preparación antes del 16 de junio de 2026.
El 4 de junio de 2026, en un nuevo evento institucional, el INVIMA corrigió dos datos técnicos concretos que ya circulaban en el sector basados en el webinar del 1 de junio. Ninguna de las dos correcciones es menor — ambas afectan decisiones operacionales que empresas con trámites pendientes estaban tomando con información que el propio regulador ha actualizado.
Lo que el INVIMA actualizó sobre la nueva Oficina Virtual el 4 de junio de 2026: dos correcciones que cambian el escenario
Lo que el INVIMA actualizó sobre la nueva Oficina Virtual el 4 de junio de 2026 afecta directamente la forma en que importadores, fabricantes y titulares deben planificar sus radicaciones antes del 16 de junio. Las dos correcciones son independientes entre sí pero igualmente relevantes para la operación regulatoria del sector.
Primera corrección — El ID de pago está activo durante 12 horas, no 2
El webinar del 1 de junio de 2026 comunicó que, una vez completada la carga documental en la nueva Oficina Virtual, el sistema generaría un ID de pago activo por máximo dos horas. Esa información circuló ampliamente en el sector y generó una preocupación legítima en empresas con procesos internos de aprobación de pagos — aprobaciones de SAP, validaciones de tesorería, autorizaciones bancarias — que en muchos casos toman más de dos horas.
El evento del 4 de junio de 2026 corrige ese dato: el ID de pago generado por la nueva Oficina Virtual del INVIMA estará activo durante 12 horas. Esto amplía significativamente el margen operacional disponible para completar el pago después de la carga documental, sin necesidad de reiniciar el proceso desde el inicio.
La recomendación de pre-gestionar las autorizaciones internas antes de iniciar la radicación se mantiene vigente como práctica óptima. Doce horas sigue siendo un plazo con vencimiento definitivo dentro de la misma sesión de radicación — y ningún proceso de aprobación interna debería dejarse para después de iniciada la carga. Pero el margen es sustancialmente mayor al que el sector había calculado con base en la información anterior.
Segunda corrección — El límite de peso por campo está en revisión oficial
El webinar del 1 de junio de 2026 comunicó límites de peso por campo documental diferenciados según la tipología del producto. El evento del 4 de junio de 2026 confirmó que esas cifras están en revisión oficial por parte del INVIMA.
Esto tiene una implicación directa para quienes estaban optimizando sus dossiers técnicos con base en esas cifras: cualquier dato de límite de peso publicado antes de la confirmación oficial debe tratarse como provisional. El INVIMA comunicará los límites definitivos a través de sus canales formales — guía de usuario o circular institucional.
La recomendación operacional en este escenario es clara: continuar el proceso de revisión y organización documental, verificando que cada archivo esté en el formato correcto — PDF para la mayoría de documentos, Excel para el Formulario Único DM — y que los hipervínculos y enlaces externos estén eliminados de todos los archivos. Esas condiciones están confirmadas y no están en revisión. Lo que está pendiente es la cifra exacta de peso por campo, no los formatos ni la prohibición de enlaces.
Qué debe hacer el sector con esta información antes del 16 de junio
El período entre hoy y el 16 de junio de 2026 es una ventana de preparación activa, no de espera. Las dos correcciones del evento del 4 de junio no paralizan la preparación — la reorientan con información más precisa.
Con el ID de pago en 12 horas, las empresas con procesos internos de aprobación deben verificar si ese margen es suficiente para su flujo interno habitual y confirmar quién será la persona con acceso a la pasarela de pago durante la radicación. Con el límite de peso en revisión, la preparación documental debe avanzar en todo lo que está confirmado — formato, estructura, eliminación de hipervínculos — y mantenerse atenta a la publicación oficial de la cifra definitiva antes del 16 de junio.
Conclusión
Lo que el INVIMA actualizó sobre la nueva Oficina Virtual el 4 de junio de 2026 demuestra algo que el sector regulatorio ya sabe: en períodos de transición, la información cambia y el seguimiento en tiempo real marca la diferencia entre prepararse bien y prepararse con datos desactualizados. DD9 estuvo en el evento del 4 de junio. La serie de contenidos sobre la nueva Oficina Virtual se actualiza cada vez que el INVIMA entrega información nueva — porque eso es lo que el sector necesita de una firma regulatoria especializada.
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Preguntas Frecuentes
¿Cuánto tiempo está activo el ID de pago en la nueva Oficina Virtual del INVIMA?
Según la información confirmada en el evento institucional del 4 de junio de 2026, el ID de pago generado por la nueva Oficina Virtual del INVIMA estará activo durante 12 horas desde el momento en que se completa la carga documental. Este dato corrige la información comunicada en el webinar del 1 de junio de 2026, que establecía un plazo de dos horas. El ID puede ser enviado al área financiera para que realice el pago sin necesidad de que sea la misma persona que cargó los documentos. El INVIMA recomienda que las autorizaciones internas de pago estén pre-gestionadas antes de iniciar la radicación, dado que las 12 horas tienen vencimiento definitivo dentro de la misma sesión.
¿Por qué el INVIMA corrigió el tiempo del ID de pago de 2 a 12 horas en la nueva Oficina Virtual?
El webinar del 1 de junio de 2026 comunicó inicialmente un plazo de dos horas para el ID de pago. En el evento institucional del 4 de junio de 2026, el INVIMA confirmó que ese plazo es de 12 horas. La corrección fue comunicada directamente por el Instituto en esa sesión. Esta diferencia tiene implicaciones operacionales significativas para empresas con procesos internos de aprobación de pagos — aprobaciones de SAP, validaciones de tesorería, autorizaciones bancarias — que disponen ahora de un margen sustancialmente mayor para completar el pago después de la carga documental sin necesidad de reiniciar el proceso desde el inicio.
¿Cuál es el límite de peso por campo en la nueva Oficina Virtual
del INVIMA?
El evento institucional del 4 de junio de 2026 confirmó que los límites de peso por campo documental en la nueva Oficina Virtual del INVIMA están en revisión oficial. Esto significa que cualquier cifra publicada anteriormente debe tratarse como provisional hasta que el INVIMA confirme los valores definitivos a través de sus canales formales — guía de usuario o circular institucional — antes del 16 de junio de 2026. Lo que sí está confirmado es que los documentos deben cargarse en formato PDF, sin hipervínculos ni enlaces externos, en campos individuales según el tipo de trámite.
¿Qué debo hacer con mis documentos mientras el INVIMA confirma los límites de peso de la nueva Oficina Virtual?
Mientras el INVIMA publica la confirmación oficial de los límites de peso por campo, la preparación documental debe avanzar en todo lo que está confirmado. Cada archivo debe estar en formato PDF — con excepción del Formulario Único DM que va en Excel —, sin hipervínculos ni enlaces externos en ningún documento. La estructura del dossier debe estar organizada por campo individual según el tipo de trámite. La optimización del peso de cada archivo puede avanzar como práctica general de preparación, teniendo en cuenta que la cifra definitiva del límite por campo será confirmada por el INVIMA antes del 16 de junio.
¿Cómo afecta el ID de pago de 12 horas a la coordinación interna del área financiera en la nueva Oficina Virtual del INVIMA?
Con un ID de pago activo por 12 horas, las empresas con procesos internos de aprobación de pagos disponen de un margen operacional mayor al que habían calculado con base en el dato anterior de dos horas. Sin embargo, la recomendación operacional del INVIMA se mantiene: pre-gestionar las autorizaciones de pago antes de iniciar la radicación. La persona responsable de la pasarela de pago debe estar disponible y con las autorizaciones confirmadas antes de que se complete la carga documental, dado que las 12 horas tienen vencimiento definitivo. El ID puede enviarse al área financiera para que ejecute el pago, pero ese proceso debe estar coordinado con anticipación.
¿Dónde publica el INVIMA las actualizaciones oficiales sobre la nueva Oficina Virtual?
El INVIMA comunica las actualizaciones oficiales sobre la nueva Oficina Virtual a través de múltiples canales institucionales: webinars registrados y disponibles en sus plataformas digitales, circulares oficiales publicadas en el portal web del INVIMA, la guía de usuario de la nueva plataforma — en proceso de publicación antes del 16 de junio de 2026 — y eventos institucionales como el realizado el 4 de junio de 2026. Para el sector de dispositivos médicos, el seguimiento de cada una de estas comunicaciones es crítico durante el período de transición, dado que datos técnicos específicos como el tiempo del ID de pago y los límites de peso por campo han sido corregidos o actualizados entre sesiones.
¿Qué información sobre la nueva Oficina Virtual del INVIMA está confirmada y cuál está pendiente?
A la fecha del 4 de junio de 2026, la información confirmada sobre la nueva Oficina Virtual del INVIMA incluye: carga estructurada por campo individual, formato PDF para la mayoría de documentos y Excel para el Formulario Único DM, prohibición de hipervínculos y enlaces externos por razones de ciberseguridad, ID de pago activo por 12 horas, radicado automático al aprobar el pago, devolución del 100% sin descuento cuando el pago no tiene radicado asociado, y fecha de implementación del 16 de junio de 2026 con transición hasta el viernes 13 de junio. La información en revisión incluye los límites de peso específicos por campo documental, cuya cifra definitiva será publicada por el INVIMA antes del 16 de junio.
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