Cómo funciona la nueva Oficina Virtual del INVIMA paso a paso: tres flujos que el sector debe conocer antes del 10 de julio
El 30 de junio de 2026, el INVIMA demostró en vivo por primera vez la interfaz completa de la nueva Oficina Virtual. Lo que mostró no es un flujo único — son tres flujos distintos que aplican según el tipo de trámite, el volumen documental y la naturaleza de la solicitud. Cada uno tiene sus propias condiciones de activación, sus propias variables críticas y sus propios momentos en que las decisiones ya no tienen vuelta atrás. Para importadores, fabricantes, titulares y acondicionadores de dispositivos médicos en Colombia, entender qué flujo aplica a cada trámite y qué debe estar resuelto antes de abrir la plataforma es la diferencia entre un radicado limpio desde el primer intento y uno que activa consecuencias económicas difíciles de revertir. El 10 de julio de 2026 ya está encima — y este es el análisis más completo disponible sobre cómo funciona el nuevo sistema.
Tres flujos, un mismo sistema — y decisiones que no tienen vuelta atrás
La nueva Oficina Virtual del INVIMA no opera con un único flujo de radicación. El webinar del 30 de junio de 2026 demostró en vivo que el sistema tiene tres flujos distintos, cada uno diseñado para un tipo de situación específica. Entender cuál aplica a cada trámite — y qué variables son irreversibles en cada uno — es el primer paso de una radicación bien preparada antes del 10 de julio de 2026.
Cómo funciona la nueva Oficina Virtual del INVIMA paso a paso: los tres flujos que el sector debe conocer
Cómo funciona la nueva Oficina Virtual del INVIMA paso a paso depende del tipo de trámite, del volumen documental y de la naturaleza de la solicitud. El sistema reconoce tres situaciones distintas y tiene un flujo específico para cada una. Conocerlos antes del 10 de julio es parte de la preparación que diferencia a quienes llegan con criterio técnico de quienes descubren las condiciones del sistema durante la radicación.
Flujo 1 — El flujo general para todos los trámites
El flujo estándar aplica a todas las categorías de trámites de la Oficina Virtual. Su arquitectura tiene dos etapas irreversibles que el sector debe identificar con precisión antes de iniciar la sesión.
La primera etapa es el diligenciamiento del formulario — donde el actor regulado ingresa los datos del solicitante, selecciona el tipo de trámite, ingresa el código de tarifa y acepta los términos y condiciones. Esta etapa tiene una condición crítica que el webinar del 30 de junio confirmó en demostración en vivo: la tarifa no puede modificarse una vez enviado el formulario. El sistema redirige directamente al pago con el código ya ingresado. Eso convierte la verificación tarifaria previa — contra el Manual Tarifario INVIMA 2026 — en el paso de mayor impacto económico de todo el proceso.
La segunda etapa es la carga documental — donde cada requisito del trámite tiene su propio campo en la plataforma, configurado con cada misional del INVIMA. Cada documento debe cargarse en formato PDF, dentro del límite de 20 MB por campo. La plataforma rechaza en tiempo real cualquier archivo que no sea PDF o que supere el límite. Una vez completada la carga y enviado el formulario, llega al correo registrado el enlace de pago con vigencia de 24 horas calendario — compartible con el área financiera o tercero responsable. Al aprobar el pago, el radicado se genera de forma automática.
Variable transversal crítica: la plataforma no guarda borradores y no permite sesiones en proceso. Toda la documentación debe estar lista, verificada y optimizada antes de abrir la sesión.
Flujo 2 — El flujo de documentos complementarios para medicamentos y dispositivos médicos
El flujo de documentos complementarios aplica exclusivamente a medicamentos y dispositivos médicos cuando el dossier técnico supera los límites de los campos estándar. Fue presentado por primera vez en el webinar del 30 de junio de 2026 y resuelve uno de los principales riesgos de bloqueo documental para dossiers de dispositivos Clase IIb y III con evidencia clínica extensa.
La diferencia estructural con el Flujo 1 está en el momento en que se activa el enlace de pago. En el Flujo 2, el actor regulado completa el formulario y lo envía — pero en lugar de recibir inmediatamente el enlace de pago, recibe una confirmación de solicitud recibida. La Oficina de Atención al Ciudadano evalúa la solicitud y habilita hasta 8 archivos adicionales de 20 MB cada uno — con compromiso de respuesta el mismo día. Solo cuando el actor regulado completa la carga de esos documentos adicionales y confirma el envío se activa el enlace de pago de 24 horas.
Esto tiene una implicación operacional que el sector debe incorporar: en este flujo, la coordinación del pago con el área financiera debe planificarse para después de la carga complementaria — no al iniciar la sesión. Y el horario oficial de la plataforma — 7:30am a 3:30pm en días hábiles — aplica también para la respuesta de la Oficina de Atención al Ciudadano.
Flujo 3 — El flujo de respuestas a autos
El flujo de respuestas a autos aplica a categorías específicas: medicamento vital no disponible, respuestas a autos y alcances; y respuestas a no vitales, autos, oficios, prórrogas, recursos, desistimientos y etiquetas finales de NCO.
Su diferencia estructural con los flujos anteriores es fundamental: este flujo no genera pago. Opera sobre un radicado preexistente — el actor regulado ingresa el número de radicado original, el sistema lo valida, identifica el trámite asociado y habilita la carga documental correspondiente al auto. Solo se carga la documentación que el auto específicamente solicita — nada más.
Las variables que aplican a los tres flujos
Tres condiciones son transversales a todos los flujos de la nueva Oficina Virtual y aplican sin excepción:
La plataforma no guarda borradores
Una vez iniciada la sesión de radicación, el proceso debe completarse sin interrupciones. La plataforma no permite guardar el avance ni retomar sesiones en proceso. Esto exige que toda la documentación esté organizada, verificada y optimizada antes de abrir la sesión — independientemente del flujo que aplique.
La foliación no es obligatoria
El nuevo sistema asocia cada documento al radicado por requisito de forma automática. La foliación entre archivos ya no es un requisito formal del trámite — aunque quien desee mantenerla como práctica interna de control documental puede hacerlo con numeración continua entre archivos.
CVL y enlaces de entidades oficiales sí se aceptan
Los CVL y enlaces de entidades sanitarias oficiales pueden incluirse en los documentos PDF. Lo que la plataforma prohíbe son los repositorios privados de usuario — Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox — por razones de seguridad de la información.
Lo que este análisis no entrega — y por qué importa
Este artículo describe la arquitectura de los tres flujos y sus variables críticas. Lo que no entrega es el criterio técnico para determinar cuál flujo aplica a un trámite específico, cómo verificar que la tarifa ingresada corresponde exactamente al trámite, qué documentos deben estar en cada campo para cada categoría, y cómo gestionar la coordinación del pago en el Flujo 2 cuando el área financiera tiene procesos de aprobación de más de una jornada.
Ese criterio es el que marca la diferencia entre un radicado que entra bien desde el primer intento y uno que activa consecuencias económicas difíciles de revertir. Y es exactamente lo que DD9 entrega a sus clientes en el acompañamiento regulatorio especializado.
Conclusión
Cómo funciona la nueva Oficina Virtual del INVIMA paso a paso es una pregunta que tiene tres respuestas distintas según el tipo de trámite. El 10 de julio de 2026 llega con los flujos confirmados en demostración en vivo y con las variables críticas de cada uno claramente definidas. DD9 estuvo en el webinar del 30 de junio y conoce con precisión qué implica cada decisión en cada flujo — antes de que sus consecuencias sean irreversibles.
En DD9 llevamos 10 años gestionando trámites de dispositivos médicos ante el INVIMA con cero negaciones de fondo y comercialización ininterrumpida en todos los portafolios que acompañamos. Si necesita orientación para identificar qué flujo aplica a sus trámites y cómo preparar cada uno antes del 10 de julio, escríbanos por WhatsApp, envíenos un correo a regulatoriodm@dd9regulatorio.com o visítenos en www.dd9regulatorio.com
Preguntas Frecuentes
¿Cuántos flujos de radicación tiene la nueva Oficina Virtual del INVIMA y cuál aplica a cada trámite?
La nueva Oficina Virtual del INVIMA tiene tres flujos de radicación distintos, confirmados en demostración en vivo en el webinar del 30 de junio de 2026. El flujo general aplica a todas las categorías de trámites. El flujo de documentos complementarios aplica exclusivamente a medicamentos y dispositivos médicos cuando el dossier técnico supera los límites de los campos estándar. El flujo de respuestas a autos aplica a categorías específicas como medicamento vital no disponible, respuestas a autos y alcances, prórrogas, recursos, desistimientos y etiquetas finales de NCO. Determinar cuál flujo aplica a un trámite específico requiere evaluar el tipo de solicitud, el volumen documental del dossier y la categoría del trámite — variables que deben resolverse antes de abrir la sesión de radicación.
¿Qué pasa si el dossier técnico supera los 20 MB en la nueva Oficina Virtual del INVIMA?
Cuando el dossier técnico supera los 20 MB por campo en la nueva Oficina Virtual del INVIMA, el actor regulado puede activar el mecanismo de documentos complementarios — disponible exclusivamente para medicamentos y dispositivos médicos. Este mecanismo permite cargar hasta 8 archivos adicionales de 20 MB cada uno, previa habilitación de la Oficina de Atención al Ciudadano que se comprometió a responder el mismo día. La activación requiere seleccionar la opción correspondiente en el formulario, completar el envío y esperar la habilitación — que llega por correo electrónico. El enlace de pago de 24 horas se activa solo al finalizar la carga adicional, no al enviar el formulario inicial. Para documentos que deban escanearse, el INVIMA recomienda una resolución de 200 a 300 DPI y cargar en formato PDF convertido — no escaneado — para optimizar el peso del archivo.
¿En qué momento se genera el enlace de pago en el flujo de documentos complementarios de la nueva Oficina Virtual del INVIMA?
En el flujo de documentos complementarios, el enlace de pago no se genera al enviar el formulario inicial — a diferencia del flujo general. El actor regulado completa y envía el formulario, recibe una confirmación de solicitud recibida, espera que la Oficina de Atención al Ciudadano habilite los documentos adicionales, y solo después de completar la carga de esos documentos y confirmar el envío se activa el enlace de pago con vigencia de 24 horas calendario. Esta diferencia tiene una implicación operacional crítica: la coordinación del pago con el área financiera debe planificarse para después de la carga complementaria — no al iniciar la sesión. Esto amplía el tiempo de preparación necesario respecto al flujo general y exige que el horario de la plataforma — 7:30am a 3:30pm en días hábiles — se tenga en cuenta para garantizar que la habilitación y la carga complementaria ocurran dentro del mismo día hábil.
¿La nueva Oficina Virtual del INVIMA guarda borradores de la radicación?
La nueva Oficina Virtual del INVIMA no guarda borradores y no permite sesiones en proceso, según lo confirmado en el webinar del 30 de junio de 2026. Una vez iniciada la sesión de radicación, el proceso debe completarse sin interrupciones. Esto aplica a los tres flujos de radicación sin excepción. Esta condición exige que toda la documentación esté organizada, verificada y optimizada antes de abrir la sesión — incluyendo la verificación del código de tarifa, la preparación de todos los PDF dentro del límite de 20 MB por campo, la firma del formulario, y la pre-gestión de las autorizaciones internas de pago cuando aplique.
¿Qué trámites usan el flujo de respuestas a autos en la nueva Oficina Virtual del INVIMA?
El flujo de respuestas a autos aplica a dos grupos de categorías confirmados en el webinar del 30 de junio de 2026. El primer grupo incluye: medicamento vital no disponible, respuestas a autos y alcances. El segundo grupo incluye: respuestas a no vitales, autos, oficios, prórrogas, recursos, desistimientos y etiquetas finales de NCO. Su característica estructural diferenciadora es que no genera pago — opera sobre un radicado preexistente mediante el ingreso del número de radicado original, que el sistema valida e identifica con el trámite asociado para habilitar la carga documental correspondiente al auto. Solo se carga la documentación que el auto específicamente solicita.
¿Qué debe verificarse antes de enviar el formulario en la nueva Oficina Virtual del INVIMA?
Antes de enviar el formulario en la nueva Oficina Virtual del INVIMA, el actor regulado debe verificar al menos tres variables críticas que el webinar del 30 de junio de 2026 identificó como irreversibles una vez enviado el formulario. Primera: el código de tarifa — que debe corresponder exactamente al trámite según el Manual Tarifario INVIMA 2026, dado que no puede modificarse después del envío. Segunda: la firma del formulario — que debe estar suscrita por el representante legal o apoderado con su respectivo poder, dado que su ausencia es causal de rechazo excepcional. Tercera: la completitud documental — dado que la plataforma no guarda borradores y el proceso debe completarse sin interrupciones una vez iniciado. La verificación de estas tres variables antes de abrir la sesión es la base de una radicación que entra bien desde el primer intento.
¿Cómo funciona la carga de documentos por campo en la nueva Oficina Virtual del INVIMA?
En la nueva Oficina Virtual del INVIMA, cada trámite tiene sus requisitos documentales configurados por campo individual — definidos con cada dirección misional del INVIMA según el tipo de solicitud y categoría. Cada campo acepta exclusivamente archivos en formato PDF con un límite de 20 MB por campo. La plataforma valida en tiempo real el formato y el peso del archivo — si el documento no es PDF o supera el límite, el sistema lo rechaza sin permitir el envío del formulario. Los CVL y enlaces de entidades sanitarias oficiales pueden incluirse dentro de los PDF. Los repositorios privados de usuario — Drive, OneDrive, SharePoint, Dropbox — están prohibidos por razones de seguridad de la información. La foliación entre archivos no es obligatoria bajo el nuevo sistema, dado que el sistema asocia cada documento al radicado por requisito de forma automática.
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